Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuẩn Trong Nhà Hàng, Khách Sạn

--- Bài mới hơn ---

  • Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện (Event Venue) Là Gì?
  • Kỹ Năng, Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Cho Người Mới Bắt Đầu
  • Tổng Hợp 22 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Tại Tp Hồ Chí Minh
  • Bài Giảng Tổ Chức Sự Kiện
  • Phát Triển Dịch Vụ Y Tế Tư Nhân Ở Việt Nam
  • Tiếp nhận yêu cầu từ cấp trên/ khách hàng

    Khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng (hay cấp trên), người tổ chức sự kiện (hay còn gọi là Event Coordinator) sẽ có hình dung ban đầu về chương trình: Loại hình sự kiện, mục tiêu tổ chức, thời gian tổ chức, đối tượng và số lượng người tham dự, các yêu cầu riêng của đối tác…

    Xây dựng kế hoạch tổ chức

    • Địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện
    • Các loại thiết kế: Backdrop, standee, bandrol, vé mời, thư mời…
    • Nội dung chi tiết: Các hoạt động diễn ra, khoảng thời gian dự kiến, những dụng cụ/ thiết bị cần chuẩn bị…
    • Số lượng nhân lực cần cho sự kiện
    • Kế hoạch truyền thông (tùy sự kiện)
    • Dự trù kinh phí và báo giá cho khách hàng/ cấp trên
    • Phương pháp đo lường hiệu quả
    • Phương án xử lý những rủi ro có thể xảy ra (mất điện, trời mưa…)

    Kế hoạch sau khi hoàn thành cần được thuyết trình với cấp trên/ khách hàng để xác định mức độ khả thi, nội dung nào cần chỉnh sửa… Sau khi nhận được sự đồng ý từ khách hàng/ cấp trên thì sự kiện mới chính thức được tổ chức.

    Triển khai quy trình tổ chức sự kiện

    Trước sự kiện: Nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện là phân công công việc cho từng bộ phận, nhân sự, thời hạn cụ thể cho từng hạng mục và theo dõi tiến độ để đảm bảo công tác chuẩn bị được chỉn chu nhất.

    • Phân chia công việc cho từng nhân sự.
    • Khảo sát địa điểm tổ chức.
    • Liên hệ các nhà cung cấp hỗ trợ dịch vụ như ánh sáng, âm thanh, nghệ sĩ…
    • In ấn các loại thiết kế, đảm bảo không có sai sót
    • Truyền thông sự kiện theo kế hoạch
    • Dàn dựng không gian, lắp đặt các dụng cụ, thiết bị
    • Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời, phương tiện đi lại cho khách mời
    • Tổng duyệt chương trình…

    Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện, người tổ chức sự kiện chính sẽ điều hành mọi hoạt động, chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng khách hàng.

    Đánh giá hiệu quả, báo cáo tổng kết sự kiện

    Việc tổng kết, đánh giá sự kiện giúp nhân sự có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức, rút kinh nghiệm cho những chương trình sau được tốt hơn. Qua đó, bạn tổng kết các hạng mục: Số lượng người tham dự, phản hồi của người tham dự, kết quả công tác truyền thông, quyết toán chi phí, những gì chưa hoàn thành… Sau đó bạn làm báo cáo tổng kết gửi cho cấp trên/ khách hàng.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dịch Vụ Logistics Bao Gồm Chuỗi Các Dịch Vụ
  • Khái Quát Về Dịch Vụ Logistics
  • Khái Niệm, Đặc Điểm, Vai Trò Của Dịch Vụ Logistics
  • Tiêu Chuẩn Đối Với Cơ Sở Kinh Doanh Dịch Vụ Vui Chơi, Giải Trí
  • Giải Pháp Nhằm Thu Hút Khách Đến Khu Chơi Giải Trí Công Viên Nước, Hay!
  • Tổ Chức Sự Kiện Là Gì ? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện

    --- Bài mới hơn ---

  • Muốn Làm Tổ Chức Sự Kiện Học Ngành Gì?
  • Event Là Gì? Tổ Chức Event Như Thế Nào?
  • Lời Bài Hát Fake Love, Bts, Lyrics Fake Love Của Bts, Album Love Yours
  • Lời Bài Hát Fake Love Trong Mv “fake Love” Của Bts (Tiếng Việt)
  • Hướng Dẫn Fake Địa Chỉ Ip Từ A Đến Z
  • Tổ chức sự kiện bao gồm lĩnh vực nào ?

    Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:

    • Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
    • Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
    • Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
    • Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
    • Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
    • Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
    • Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
    • Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị

    Nhân viên tổ chức sự kiện là gì ?

    Trong mỗi event, nhân viên tổ chức sự kiện luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ được coi như một nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận của bản thân để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Họ sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

    Yêu cầu đối với một nhân viên tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm,… nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện. Ngoài ra, nhân viên tổ chức luôn phải chịu nhiều áp lực nên cần một tâm lý vững và thái độ chuẩn mực trong công việc.

    Các yếu tố để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

    Mỗi ngành nghề lại có một yêu cầu khác biệt để có thể trở thành một người chuyên nghiệp. Đối với một Eventor, ngành nghề này lại càng đòi hỏi người theo đuổi cần có sự hiểu biết và những kỹ năng đặc thù và mỗi ngày đều phải rèn luyện và nâng cao khả năng chuyên môn để phù hợp với những thay đổi của thời đại.

    Để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi bạn cần có kiến thức rất rộng về các ngành nghề trong các lĩnh vực khác nhau. Hôm nay bạn sẽ nhận được yêu cầu tổ chức một sự kiện hoành tráng cho thương hiệu này, ngày mai lại có yêu cầu tổ chức sự kiện nhỏ hơn cho nhãn hàng chúng tôi dù quy mô như thế nào cũng đòi hỏi hiểu biết nhất định và kiến thức chuyên môn để có thể dễ dàng nắm bắt được yêu cầu và xử lí thông tin của khách hàng một cách tốt nhất để tránh lạc đề hoặc đưa đến những hoạt động không cần thiết và rườm rà.

      Kỹ năng bao quát, tỉ mỉ đến từng chi tiết

    Khả năng bao quát là một yếu tố quan trọng bậc nhất của một người tổ chức sự kiện. Người làm sự kiện cần đặt mình vào góc độ của những người tham gia sự kiện, dưới mọi góc nhìn để nắm bắt được những gì đang diễn ra và xử lí tình huống một cách kịp thời và hiệu quả. Bên cạnh khả năng tổng quát những cái nhìn tỉ mỉ và cụ thể cũng rất cần thiết bởi chỉ cần một sự sơ suất nhỏ trong sự kiện cũng sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường. Bởi một sự kiện ảnh hưởng tới rất nhiều người dưới nhiều hình thức khác nhau. Người làm sự kiện cần phải lường trước được những nguy cơ và có những phương án đảm bảo an toàn cho sự kiện đó.

      Khả năng sáng tạo và nhanh nhạy

    Đối với một người làm sự kiện, “đạo đức nghề nghiệp” khiến bạn cần phải liên tục đưa ra những ý tưởng mới cho khách hàng. Điều này vừa dễ vừa khó bởi phải nắm chắc Insight của khách hàng mới có thể đem lại được những gì họ mong muốn: ý nghĩa, thông điệp mà sự kiện mang lại. Vừa phải kết hợp được yếu tố sẵn có của doanh nghiệp, vừa cần truyền tải những yếu tố mới mẻ nhưng có sự liên kết chặt chẽ, một người tổ chức sự kiện giỏi sẽ giải được bài toán để đưa ra đáp án phù hợp và làm khách hàng hài lòng.

    Kiến thức là yếu tố cần nhưng chưa bao giờ là yếu tố đủ. Có hàng trăm loại sự kiện khác nhau và mỗi sự kiện lại có một đặc thù riêng, chính vì vậy việc thu nạp những kiến thức thực tế từ sự kiện là điều vô cùng quan trọng. Sự kiện lớn hay nhỏ đều không quan trọng, quan trọng tại mỗi sự kiện bạn cần hoàn thiện kỹ năng, khả năng tư duy, ứng biến và xử lí tình huống một cách nhanh chóng. Trải nghiệm càng nhiều vốn hiểu biết của bạn càng gia tăng và nhờ đó khi đến với những sự kiện lần sau đều có các phương hướng giải quyết mà bạn đã vạch sẵn ra trong đầu

    Vai trò của tổ chức sự kiện

    • Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.
    • Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Waiter Là Gì? Vai Trò, Công Việc Của Waiter
  • Thi Tuyển Và Làm Việc Tại Ey Việt Nam
  • (Y) Là Gì Trong Facebook? Từ Viết Tắt Thông Dụng Trên Facebook
  • Tất Tần Tật Về Các Loại Bao Cao Su Durex Trên Thị Trường
  • Dame Là Gì Trên Facebook? Tìm Hiểu Về Dame
  • Khái Niệm Dịch Vụ Khách Hàng

    --- Bài mới hơn ---

  • Khái Niệm Dân Tộc Và Nội Dung Cơ Bản Của Cương Lĩnh Dân Tộc
  • Khái Niệm Chiến Lược “diễn Biến Hòa Bình” Của Các Thế Lực Thù Địch
  • Chiến Lược Diễn Biến Hòa Bình Là Gì?
  • Bài Trả Lời Cho Ai Hỏi: Diễn Biến Hòa Bình Là Gì, Tại Sao Phải Chống? (*)
  • Lý Thuyết: Và Dữ Liệu
  • Khái niệm dịch vụ khách hàng được hiểu đúng và đủ giúp chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch phát triển, xây dựng đội ngũ, hoàn thiện, thống nhất quy trình để mang tới một dịch vụ tốt trong đó lấy khách hàng làm trọng tâm.

    1. Khái niệm dịch vụ khách hàng là gì?

    Bản chất của dịch vụ khách hàng

    Trong giai đoạn hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đều nhận thấy tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng nhưng việc lên kế hoạch, thực thi và triển khai còn khá lúng túng. Rất nhiều nhà quản lý còn chưa thực sự hiểu bản chất dịch vụ khách hàng là gì?

    Dịch vụ khách hàng là một khâu rất quan trọng nhưng không phải là yếu tố duy nhất để giữ chân khách hàng. Nếu dịch vụ tốt mà sản phẩm lại không tốt thì cũng không thể khiến khách hàng ở lại, trung thành với thương hiệu.

    Theo các nhà quản trị Marketing, sản phẩm bao gồm tất cả các yếu tố hữu hình và vô hình mà công ty cung cấp cho khách hàng. Thường được chia thành 3 cấp độ: (1) Lợi ích cốt lõi, (2) Sản phẩm hiện hữu, (3) Lợi ích gia tăng. Bản chất của dịch vụ khách hàng được xem là cấp độ (3) Lợi ích gia tăng. Vậy cụ thể, dịch vụ khách hàng là gì?

    Khái niệm dịch vụ khách hàng là gì?

    Dịch vụ khách hàng là toàn bộ những hoạt động tương tác, hỗ trợ của doanh nghiệp tới khách hàng trong suốt quá trình trải nghiệm sản phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng những nhu cầu mong muốn của họ. Cũng có thể hiểu, dịch vụ khách hàng là các dịch vụ kèm theo để hoàn thành quá trình giao dịch Marketing nhằm làm đảm bảo nhu cầu, mong muốn của khách hàng được đáp ứng.

    Làm sao để đo lường chất lượng của dịch vụ khách hàng?

    Trên thực tế, rất khó để có một quy chuẩn đánh giá một dịch vụ khách hàng tốt, bởi đặc thù các ngành nghề lại khác nhau. Tuy nhiên, có thể kể tới một số yếu tố đóng vai trò quyết định chất lượng dịch vụ khách hàng, đó là:

      Đảm bảo các dịch vụ từ giao hàng, bảo hành, hỗ trợ giải quyết thắc mắc… luôn nhanh nhất là yếu tố quan trọng hàng đầu để tạo nên một dịch vụ khách hàng chất lượng.
      Sự chuyên nghiệp: Từ phong thái, phong cách nói chuyện cho đến khả năng giải quyết tình huống, nắm bắt tâm lý khách hàng hay nắm rõ về sản phẩm, chính sách… là những yếu tố tạo nên chất lượng dịch vụ khách hàng hoàn hảo, giúp doanh nghiệp ghi điểm nhanh chóng với khách hàng.

    Dịch vụ khách hàng bao gồm các dịch vụ nào?

    Muốn nắm rõ được các dịch vụ của dịch vụ khách hàng thì trước tiên bạn phải hiểu rõ khái niệm dịch vụ khách hàng là gì. Từ khái niệm trên chúng ta có thể thấy dịch vụ khách hàng đi kèm cùng sản phẩm, do đó nó gắn liền với nhu cầu của nhóm khách hàng mục tiêu của sản phẩm. Nhìn chung, dịch vụ khách hàng sẽ bao gồm các dịch vụ sau:

    2. Vai trò của dịch vụ khách hàng

    Dịch vụ khách hàng đóng vai trò quan trọng, đóng góp rất lớn vào tốc độ phát triển của doanh nghiệp

    Từ khái niệm dịch vụ khách hàng chúng ta có thể thấy vai trò và tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng thế nào. Dựa trên quy mô, tốc độ phát triển của doanh nghiệp, dịch vụ khách hàng sẽ có những vai trò sau:

    Dịch vụ khách hàng như là một hoạt động: Đây là cấp độ cơ bản. Dịch vụ khách hàng chủ yếu sẽ thể hiện vai trò là giải quyết đơn hàng, lập hóa đơn, giải quyết các vấn đề phàn nàn và khiếu nại của khách hàng.

    Dịch vụ khách hàng là thước đo kết quả thực hiện được: Mức dịch vụ này nhấn mạnh đến kết quả. Việc xác định kết quả bằng con số giúp doanh nghiệp đo lường mức độ hài lòng của khách hàng để đạt được sự hài lòng thực sự.

    Dịch vụ khách hàng như là một triết lý: Đây là mức độ cao nhất, nâng dịch vụ khách hàng lên thành thỏa thuận, cam kết mà doanh nghiệp nhằm cung cấp sự thỏa mãn cho khách hàng bằng các dịch vụ khách hàng cao hơn. Quan điểm này rất phù hợp với xu thế hiện nay: coi trọng việc quản trị số lượng và chất lượng của công ty.

    3. Các yếu tố cấu thành nên dịch vụ khách hàng

    Từ khái niệm dịch vụ khách hàng à dựa vào bản chất của dịch vụ khách hàng là gì chúng ta có thể thấy dịch vụ khách hàng được cấu thành bởi một số yếu tố cơ bản xuất phát từ cả người mua và người bán. Đây là căn cứ để xác định tiêu chuẩn đo lường dịch vụ khách hàng. Có thể kể tới:

    4. Phân loại dịch vụ khách hàng

    Dịch vụ khách hàng được chia thành 3 nhóm: trước khi bán, trong khi bán và sau khi bán

    Dựa vào khái niệm dịch vụ khách hàng và các giai đoạn trong quá trình giao dịch, dịch vụ khách hàng được chia thành 3 nhóm:

    Còn gọi là dịch vụ hậu mãi bao gồm: hướng dẫn sử dụng sản phẩm, giải quyết thắc mắc, bảo hành, sửa chữa, mua hàng cũ, đổi hàng mới, hội nghị khách hàng… Các hoạt động này giúp gia tăng giá trị nhận được cho khách hàng và có thể gia tăng giá trị vòng đời khách hàng.

    5. Các tiêu chuẩn để có dịch vụ khách hàng tốt

    Đại học Stanford đặt ra các mục tiêu thời gian giải quyết khách hàng về mức độ ưu tiên

    Để có thể đưa ra một tiêu chuẩn chính xác, thống nhất để đánh giá một dịch vụ khách hàng tốt là rất khó, Ở mỗi lĩnh vực, mỗi ngành nghề kinh doanh, chúng ta lại thấy có đặc thù riêng, có sự khác biệt nhất định.. Hiểu một cách đơn giản, thì khái niệm dịch vụ khách hàng tốt là sự tối ưu khả năng, nguồn lực của doanh nghiệp nhằm mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Dựa trên khái niệm và bản chất của dịch vụ khách hàng, có thể kể tới 5 tiêu chuẩn sau để chủ doanh nghiệp đánh giá:

    • Thời gian phản hồi đầu tiên: Theo Len Markidan, thời gian phản hồi thông qua live chat và điện thoại hỗ trợ là ngay lập tức, nên duy trì ở mức dưới 2 phút. Đối với email, các công ty thường hứa sẽ trả lời trong 24 giờ hoặc 48 giờ, nhưng tối đa chỉ nên là 1 ngày. Đối với các kênh mạng xã hội, thời gian này nên dưới 60 phút.
    • Thời gian phản hồi: Tổng thời gian trung bình giữa các câu trả lời. Đối với các kênh mạng xã hội nên là từ 1 – 3 phút, email nên là 1 ngày..

    Tiêu chuẩn tốc độ: “Dịch vụ nhanh chóng đồng nghĩa với sự thoải mái cho khách hàng.” Điều này có nghĩa tốc độ là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng. Các tiêu chuẩn về tốc độ có thể kể tới như:

    Một dịch vụ nhanh sẽ rất tốt nhưng cần phải đảm bảo chất lượng chính xác và đem lại kết quả. Tiêu chuẩn về tính chính xác có thể kể đến như:

    Tiêu chuẩn này rất khó đo lường, chủ yếu dựa trên quy mô và các đánh giá định tính. Tiêu chuẩn về tính chính xác có thể kể đến là tỷ lệ nhận thức của khách hàng

    Khả năng tiếp cận: D ịch vụ khách hàng không nên bị động mà cần chủ động tiếp cận được vấn đề của khách hàng. Tiêu chuẩn của khả năng tiếp cận có thể kể đến như:

    • Thời gian chiếm hữu trung bình: Lấy thời gian chiếm hữu trung bình + thời gian nhân viên phải làm sau khi tương tác kết thúc. Rồi chia cho thời gian còn lại, đó là thời gian nhàn rỗi. Mục tiêu cho một giá trị nằm giữa khoảng 60-80%.
    • Dòng vào/ ra tồn đọng: Chỉ số này tăng cho thấy nhóm dịch vụ của doanh nghiệp quá nhỏ, hãy thiết lập tiêu chuẩn để giữ tỷ lệ này khoảng 0,5.
    • Số phút dành cho mỗi vấn đề: Cho phép bạn so sánh hiệu quả của các nhân viên dịch vụ.

    Tốc độ và hiệu suất là hai lực kéo theo hướng ngược nhau. Chúng không loại trừ lẫn nhau nhưng khó có thể cân bằng. Các chỉ số về hiệu suất bao gồm:

    Nhà tư vấn, tác giả Rhonda Scharf đã nói: “Khi tôi đứng xếp hàng để mua cà phê, tôi muốn phải được phục vụ thật nhanh. Tuy nhiên, cà phê vẫn phải thật ngon, phải đúng như tôi gọi, và tôi cần cảm thấy tôi được coi trọng.”

    Khái niệm dịch vụ khách hàng cần được chủ doanh nghiệp, nhà quản lý hiểu đúng, đủ để vận hành và triển khai các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp nhằm giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới. Bản chất của dịch vụ khách hàng nếu được thực hiện đúng cách, nó sẽ tạo ra một lợi thế cạnh tranh bền vững thực sự cho doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay.

    Tuy nhiên, để dịch vụ khách hàng đem lại hiệu quả cao nhất thì nó phải được đặt trong bức tranh tổng thể về chiến lược quản trị trải nghiệm khách hàng. Bởi lẽ, quản trị trải nghiệm khách hàng đảm bảo sự nhất quán tại tất cả các tiếp xúc và dịch vụ khách hàng chỉ là một số trong toàn bộ hành trình tiếp xúc đó.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dịch Vụ Là Gì? Đặc Điểm Và Bản Chất Của Dịch Vụ
  • Khái Niệm Về Dịch Vụ
  • Danh Từ Và Phân Loại Danh Từ
  • Du Lịch Và Du Lịch Côn Đảo Là Gì ?
  • Khái Niệm Du Lịch, Hoạt Động Du Lịch, Khách Du Lịch Và Du Lịch Bền Vững
  • Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình – Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

    --- Bài mới hơn ---

  • Khái Niệm Không Khí Sạch, Tiêu Chuẩn Không Khí Sạch
  • Tiêu Chuẩn Không Khí Sạch Là Gì? Khái Niệm, Thành Phần Không Khí Sạch
  • Công Ty Liên Kết Là Gì? Tìm Hiểu Tất Tần Tật Về Công Ty Liên Kết
  • Lỗi Trong Luật Hình Sự
  • Module Là Gì Và Vì Sao Phải Chia Nhỏ Từng Module?
  • Tổ chức sự kiện là gì ?

    Xây dựng lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào ?

    Kỹ năng quy trình tổ chức sự kiện là gì? 

    Ngành dịch vụ tổ chức sự kiện đã không ngừng phát triển khẳng định được vị thế trong ngành dịch vụ. Thu hút rất nhiều giới trẻ có sức trẻ năng động, theo đuổi đam mê và đầy sáng tạo. 

    Và đối với một số bạn mới những bước đầu tìm hiểu bạn sẽ có khái niệm tổ chức sự kiện rất mơ hồ và chưa đầy đủ mọi thông tin.

    1. Tổ Chức Sự Kiện Là Gì ?

    Vậy theo bạn hiểu tổ chức sự kiện là gì. Để giải thích về câu hỏi này mình sẽ chia ra thành 2 ý để giải thích đó là khái niệm sự kiện, và khái niệm tổ chức sự kiện.

    Sự kiện còn được mọi người trong ngành gọi là Event, là các hoạt động sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng tại thời điểm và địa điểm nhất định. Được các phương tiện truyền thông đưa tin, tập trung nguồn lực sáng tạo ý tưởng tạo sự chú ý và quan tâm của các người tham gia nhằm truyền đạt đến mọi người một thông điệp riêng cho mỗi hoạt động.

    Đây có thể là các hoạt động được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea game, Cuộc thi hoa hậu, Cuộc thi âm nhạc, game show,… hoặc cũng có thể là những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và hoạt động thương mại như: hội thảo, hội nghị khách hàng, tổ chức các lớp dạy học, đào tại nhân sự, các cuộc thi bằng lái xe, thì các tiếng ngôn ngữ, lễ khai giảng – tổng kết, Prom,…

    Khái niệm tổ chức sự kiện:

    Các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, sáng tạo mới mẽ và lên kế hoạch chi tiết, thực hiện theo đúng tiến độ và kế hoạch đề ra một cách chu toàn nhất.

    Tổ chức sự kiện bao gồm những gì ? 

  • Conferences: Các buổi Hội thảo
  • Conventions: Các buổi Hội nghị
  • Bussiness event: Các sự kiện trong lĩnh vực kinh doanh
  • Fundraising events: Các sự kiện mục đích gây quỹ từ thiện
  • Corporate events: Các sự kiện doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, tất niên, bổ cập kiến thức nhân sự, tri ân khách hàng, hội nghị khách hàng…
  • Trade fairs: Các hội chợ thương mại
  • Exhibitions: Các hoạt động triển lãm
  • Entertainment events: Các sự kiện giải trí
  • Concerts/live performances: Các buổi đêm hòa nhạc biểu diễn trực tiếp,,..
  • Government events: Các sự kiện của cơ quan nhà nước như hội nghị quốc hội, hội nghị trung ưng đảng,…
  • Festive events: Lễ hội, liên hoan, Festive,…
  • Meetings: Các buổi gặp gỡ giao lưu,…
  • Workshops: Sự kiện Bán hàng
  • Seminars: Các buổi hội thảo chuyên môn
  • Promotional events: Sự kiện kết hợp xúc tiến thương mại và khuyến mãi
  • Brand and product launches: Sự kiện thương hiệu, sản phẩm…
  • Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
  • Sporting events: Sự kiện trong thể thao
  • Tổ chức sự kiện cần những gì ? Những việc phải làm để tổ chức sự kiện ?

    -Khả năng sáng tạo ý tưởng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng luôn là điều rất quan trọng nhất trong ngành tổ chức sự kiện. Rất nhiều sự kiện được tổ chức và diễn ra không thể nào cứ rập khuôn và mỗi một phong cách tổ chức được, có thể phong cách này phù hợp với thông điệp này nhưng lại không phù hợp với thông điệp khác. Nên đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải luôn sáng tạo cập nhật xu hướng mới nhất.

    -Ngành tổ chức sự kiện này đòi hỏi người thực hiện phải có tinh thần thép chịu sức ép tương đối lớn bởi sự chi phối của tiến độ kế hoạch thực hiện, nhưng phải luôn năng động sáng tạo mang đến những điều thú hút và thú vị. Nhưng nếu bạn làm thời gian dài với công việc này chắc chắn bạn sẽ được rất nhiều kinh nghiệm.

    -Người làm tổ chức sự kiện có khả năng làm việc nhóm cao, phối hợp công việc nhịp nhàng với đồng đội, nhằm đảm bảo đúng mục tiêu đề ra của sự kiện.

    -Do đặc tính của ngành dịch vụ nên bạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt, thái độ luôn vui tươi lạc quan để có tinh thần sáng tạo và làm việc

    Vai trò của tổ chức sự kiện

    Bên cạnh tổ chức sự kiện còn là một công cụ rất quang trọng trong việc quảng bá sản phầm thương hiệu cho một tập đoàn hay một doanh nghiệp công ty. Thúc đẩy doanh số bán hàng, nếu hoạt động sự kiện thành công thì chắc hẳn sẽ là bước đẩy thành công thương hiệu, nhưng nếu ngược lại hoạt động của bạn không thành công sẽ dẫn đến những hệ quả khôn lường ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh và tên tuổi thương hiệu.

    2. Xây dựng lập kế hoạch tổ chức sự kiện

    • Xác định mục đích của hoạt động
    • Xác định những mục tiêu đưa ra và cần đạt được

    Bạn cần đề ra những mục tiêu mông muốn của hoạt động như: tìm kiếm thêm nguồn khách hàng, gia tăng doanh số, truyền bá thương hiệu, mở rộng mối quan hệ, mở rộng thị trường,…

    • Xác định phân khúc khách hành mục tiêu
    • Xây dựng thông điệp

    Sáng tạo thông điệp sự kiện mà đơn vị tổ chức muốn truyền đạt đến các đối tượng khách mời tham gia.

    • Xác định thời gian – địa điểm tổ chức

    Sau khi bạn xác định mục đích hoạt động, mục tiêu hoạt động và sáng tạo thông điệp xong. Bước tiếp đến bạn cần làm là xác định thời gian tổ chức và địa điểm phù hợp với hoạt động.

    • Thông kê ngân sách

    Giúp bạn tổ chức hoạt động phù hợp với ngân sách tránh tình trạng lãng phí mà lại không mang đến hiệu quả cho hoạt động.

    • Check list timeline

    Thiết lập hệ thống thời gian phân bỏ công việc theo từng hạng mục, và thời lượng chương trình. Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ tránh tình trạng thiếu sót chậm trễ kế hoạch dẫn đến những hậu quả không may

    • Đo lường báo cáo kết quả hoạt động

    Báo cáo thống kê dựa trên những mục tiêu đề ra của hoạt động, từ đó bạn sẽ biết được sự kiện có thành công hay không

    3. Các bước quy trình tổ chức sự kiện

    Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

    Để có thể tổ chức một chương trình sự kiện việc đầu tiên bạn nên làm đó là thiết lập mục tiêu của hoạt động sắp được diễn ra. Có 2 loại mục tiêu:

    Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà chương trình mang đến cho khách hàng. Có thể đó là những sản phẩm của doanh nghiệp mà bạn đang làm chương trình.

    Mục tiêu vô hình: là mang lại sự hài lòng đến khách hàng. sự gắn kết tinh thần vui vẻ, sự hiểu biết,…

    Bước 2: Lập EKIP tổ chức sự kiện

    Một sự chương trình sự kiện được diễn ra với rất nhiều công đoạn không thể nào một người có thể thực hiện được tất cả các điều đó, mà cần cả một ekip có chuyên môn cao, hoạt động ăn ý, nổ lực làm và xử lý công việc nhanh chóng.

    Bước 3: Chọn thời gian tổ chức sự kiện

    Có 2 sự kiện phổ biến thông thường:

    Sự kiện thường niên: là những chương trình sự kiện đã được định ngày hàng năm không thay đổi như: Sinh nhật công ty, ngày Nhà Giáo Việt Nam, ngày thành lập trường, Giáng Sinh, Tết Trung Thu, Tết Nguyên Đán,..

    Sự kiện mới: là những sự kiện được diễn ra không báo trước hoặc lâu lâu mới tổ chức như: Hội nghị hội thảo khách hàng, Ra mắt sản phẩm mới,… Đối với các hoạt động sự kiện mới này sẽ là một vấn đề khó để bạn có thể chọn ra một ngày phù hợp.

    Đặt tên cho sự kiện – Tạo khẩu hiệu – Thiết kế logo

    Bước 5: Tạo kế hoạch tổ chức tổng thể

    • Địa điểm tổ chức, hậu cần & quản lý (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
    • Người dẫn chương trình
    • Hoạt động bổ sung/ Giải trí
    • Đăng ký (trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)

    Bước 6: Đặt dịch vụ và chuẩn bị

    • Chuẩn các bị tài liệu hoạt động
    • Trang trí sân khấu
    • Banner, backdrop
    • Trang trí Cổng chào
    • Thuê MC, PG/PB, nhân sự tổ chức
    • Thuê phông, bạt sự kiện, dù sự kiện
    • Bàn ghế, laptop, máy chiếu

    Bước 7: Tiến hành tổ chức sự kiện

    Trước khi thực hiện bước này bạn nên khảo sát ý kiến của chủ hoạt động chương trình xem họ có hài lòng vần cần chỉnh sửa chổ nào không phù hợp không. Rà soát lại tất cả các khâu đảm bảo rằng mọi thứ đã sẵn sàng để tiến hành chạy chương trình.

    Mỗi khâu đã được chuẩn bị hoàn tất và sự kiện hoàn thành thành công hay không là tùy thuộc vào người quản lý tổ chức sự kiện.

    Khi tiến hành chạy chương trình mọi người cần phối hợp nhịp nhàng với nhau để thực hiện công việc nhịp nhàng, hoàn tất theo đúng timeline đã được đề ra.

    Bước 8: Hậu của sự kiện

    Sau khi tất cả đã được chạy và chương trình có thành công hay không, bạn nên gửi đến cho những người tham gia sự kiện phiếu đánh giá. Và từ đó nếu có xảy ra sơ suất thì rút kinh nghiệm khắc phục tình trạng cho lần sau.

     

    • Kỹ năng đầu tiên là phải luôn lắng nghe trong mọi tình huống.
    • Kỹ năng lập kế hoạch
    • Kỹ năng quản lý thời gian
    • Kỹ năng quản lý và tổ chức sự kiện
    • Kỹ năng sáng tạo
    • Kỹ năng đạo diễn sân khấu
    • Hiểu biết về Marketing và hiểu biết về nghệ thuật
    • Kỹ năng làm việc nhóm

    Bài viết bên trên mình vừa chia sẻ cho các bạn biết mọi thông tin cần thiết khi mới đặt chân vào ngành tổ chức sự kiên với những câu hỏi: Tổ chức sự kiện là gì ? Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào ? Kỹ năng quy trình tổ chức sự kiện là gì?  Tổ chức sự kiện bao gồm những gì ? Tổ chức sự kiện cần những gì ? Những việc phải làm để tổ chức sự kiện ?

    --- Bài cũ hơn ---

  • #1 Conceptual Framework Là Gì?
  • Jacket Là Gì? Đẳng Cấp Từ Chiếc Áo Khoác Ngoài Bạn Đã Biết Chưa?
  • Jacket Là Gì Và Tất Tần Tật Về Các Loại Áo Jacket Hiện Nay
  • Đtc Phanxicô: Người Hiền Lành Không Phải Là Người Yếu Đuối, Hèn Nhát
  • Luật Tín Ngưỡng Tôn Giáo Và 8 Nội Dung Đáng Chú Ý Nhất
  • Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Dịch Vụ Công Trực Tuyến Là Gì? Phân Loại, Đặc Điểm Và Vai Trò
  • Những Điều Cần Biết Về Dịch Vụ Công Trực Tuyến
  • Cơ Sở Kinh Doanh Dịch Vụ Ăn Uống Là Gì ??
  • Danh Mục: Thủ Tục Hành Chính Thực Hiện Tiếp Nhận, Trả Kết Quả Qua Dịch Vụ Bưu Chính Công Ích Thuộc Thẩm Quyền Giải Quyết Của Sở Tài Nguyên Và Môi Trường Theo Quyết Định Số 45/2016/qđ
  • Xin Cho Biết Dịch Vụ Bưu Chính Là Gì?
  • Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

    Tư vấn cho tôi

    0867.12.8688

    Sự kiện là gì?

    Sự kiện hay còn được gọi là event là hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực: văn hóa, chính trị, xã hội… Sự kiện là những hoạt động quy tụ số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm nhất định, thời gian nhất định và truyền đạt một thông điệp cụ thể tạo sự thu hút với đối tượng tham gia.

    Một số sự kiện quen thuộc trong cuộc sống như: Worl Cup, cuộc thi hoa hậu, hội nghị khách hàng, hội thảo, triển lãm, hội chợ, họp báo ra mắt sản phẩm mới hay gần gũi trong cuộc sống như cưới hỏi, sinh nhật…

    Tổ chức sự kiện là gì?

    Vai trò của tổ chức sự kiện

    • Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu, tạo niềm và ấn tượng với khách hàng.

    • Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, giúp khách hàng biết đến những dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.

    • Việc tổ chức sự kiện giúp mở rộng số lượng khách hàng, tăng thu, lợi nhuận cho công ty.

    Kịch bản tổ chức sự kiện

    Kịch bản tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, muốn sự kiện thành công cần có kịch bản chi tiết: bao gồm những công việc gì? tiến hành thế nào? nhân sự phụ trách?

    Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Để có kịch bản tổ chức sự kiện cần xác định được những yếu tố sau:

    • Loại hình sự kiện muốn tổ chức

    • Mục đích, thông điệp tổ chức sự kiện

    • Đối tượng khách mời tham gia sự kiện

    • Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? Địa điểm tổ chức phải phù hợp loại hình và mục đích tổ chức sự kiện

    • Thời gian tổ chức sự kiện

    • Sự kiện được tiến hành như thế nào?

    Thời lượng

    Nội dung

    Thực hiện

    30 phút

    Đón khách, hướng dẫn khách đến khu vực check-in

    PG/Lễ tân

    10 phút

    Văn nghệ chào mừng

    Ca sĩ, nhóm nhảy

    5 phút

    Khai mạc, MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

    MC

    30 phút

    Triển khai nội dung chính của sự kiện

    MC

    30 phút

    Khách mời dùng tiệc

    Phục vụ tiệc

    20 phút

    Văn nghệ, gameshow

    Ca sĩ, nhóm nhảy /MC

    15 phút

    Chụp ảnh lưu niệm & bế mạc kết thúc chương trình

    MC

    Các loại hình tổ chức sự kiện cơ bản

    Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành cá loại hình tổ chức sự kiện như:

    • Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành,…

    • Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới…

    • Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…

    • Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing,…

    • Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …

    Ý nghĩa của tổ chức sự kiện

    Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác; giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.

    Củng cố đồng thời phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

    Có thể nói, vai trò đầu tiên của việc tổ chức sự kiện chính làm giúp cho công ty hoặc doanh nghiệp có thể củng cố và phát triển thương hiệu của mình. Sự kiện được đánh giá là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của các doanh nghiệp trên một diện rộng. Nó có khả năng tiếp xúc trực tiếp đối với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Thông qua quy mô của hội tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giúp cho nhiều người cùng một lúc tiếp xúc với sản phẩm cũng như các dịch vụ của doanh nghiệp và giúp gia tăng thương hiệu cũng như uy tín doanh nghiệp đó trên thị trường.

    Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng

    Khi đến với bất cứ một sự kiện nào khách hàng sẽ có dịp được trải nghiệm cũng như tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm và dịch vụ đến từ công ty đó. So với việc chỉ xuất hiện trên truyền hình hay trên các báo mạng, các phương tiện thông tin đại chúng thì nay khách hàng vừa: “mắt thấy, tai nghe, tay sờ” để cảm nhận sản phẩm cũng như có nhận xét chính xác nhất về doanh nghiệp. Vậy nên tuyệt đối không nên bỏ lỡ cơ hội này để có thể ghi điểm tốt nhất trong mắt khách hàng.

    Tìm kiếm được đối tượng khách hàng tiềm năng

    Hiển nhiên rằng, sẽ có rất nhiều khách hàng chưa hề được tiếp cận với sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp bạn; vậy nên thông qua các sự kiện sẽ là một dịp vô cùng tuyệt vời để họ có thể có những trải nghiệm đối với sản phẩm. Đây cũng là một cách để doanh nghiệp có thể có được những khách hàng tiềm năng đồng thời khách hàng có cơ hội sử dụng những dịch vụ mới chất lượng. 

    Điểm nhấn trong chiến dịch marketing của công ty

    Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

    Quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng và quyết định sự thành công của một chương trình sự kiện. Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện khác nhau, đồng thời mỗi loại hình sự kiện lại có quy mô, tính chất, mục đích và vai trò khác nhau. Để có thể tổ chức sự kiện thành công, VietPower xin chia sẻ đến các doanh nghiệp, công ty, tổ chức hay cá nhân những bước cần thiết nhất định cần phải có trong mỗi chương trình sự kiện như sau:

    1. Xác định thông tin sự kiện

    Xác định thông tin sự kiện rất quan trọng bởi nó quyết định đến kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình. Với mỗi loại hình sự kiện khi tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng. Vậy nên việc đầu tiên cần làm khi tổ chức sự kiện là doanh nghiệp phải nắm rõ các thông tin cơ bản sau:

    • Loại hình, quy mô tổ chức sự kiện như thế nào?

    • Mục tiêu tổ chức sự kiện

    • Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện

    • Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

    • Ngân sách tổ chức sự kiện 

    2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

    Ý tưởng tổ chức sự kiện chính là linh hồn của sự kiện, là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Một ý tưởng tổ chức sự kiện mới lạ, thú vị, khác biệt với những thứ cũ nhàm chán sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ đến khách mời tham gia. Để sự kiện có thể thành công, gây ấn tượng và tiếng vang với khách hàng thì ý tưởng tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, nó phải mới mẻ và thu hút người tham gia.

    Chắc hẳn bạn cũng không muốn tới một sự kiện nhàm chán khiến bạn chỉ muốn ngủ hay bỏ về đúng không? Và khách mời cũng vậy, hãy khiến cho họ ghi nhớ đến chương trình và thương hiệu của bạn lâu dài hơn bằng những ý tưởng tổ chức sự kiện “độc nhất vô nhị”. 

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện Pool party

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện tại bãi biển

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện Lễ trao giải

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện Dạ tiệc sang trọng

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện tiệc teabreak

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện Bữa tiệc ánh sáng

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện Lễ ra mắt sản phẩm

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện Ca nhạc

    • Ý tưởng tổ chức sự kiện team building kết hợp gala dinner

    3. Lên kịch bản chương trình sự kiện

    Kịch bản tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố tạo nên thành công của sự kiện, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Kịch bản muốn lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia ngay từ những giây phút đầu tiên thì người viết kịch bản cần sáng tạo, nắm bắt được thông điệp chính và tổng thể chương trình. Các rủi ro, tình huống phát sinh phải được dự trù trước và cách xử lý linh hoạt.

    Bên cạnh đó, mỗi loại hình sự kiện sẽ có một mục đích, tính chất khác nhau tương ứng với một kịch bản chương trình khác nhau: kịch bản khai trương, kịch bản ra mắt sản phẩm, kịch bản tổ chức tri ân khách hàng, kịch bản tất niên… nên cần linh hoạt tạo điểm nhấn cho sự kiện đồng thời triển khai công việc theo kế hoạch hiệu quả.

    4. Lập bảng phân chia nhân sự

    Để công việc trong mỗi event diễn ra hiệu quả cần có bảng phân công công việc cụ thể với nhân sự phù hợp và yêu cầu nhân sự thực hiện theo bảng phân công nghiêm túc, trách nhiệm như: thiết kế, lắp đặt, kỹ thuật, điều hành, MC,…

    Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn thực hiện sự kiện

    5. Thi công sự kiện trước khi diễn ra

    Dựa theo kịch bản tổ chức sự kiện đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết và trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai xót.

    Đồng thời cần chuẩn bị các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết bởi mỗi sự kiện sẽ có những hạng mục và trang thiết bị khác nhau:

    • Dàn dựng sân khấu

    • Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng

    • Thuê MC, PG, ca sĩ/nhóm nhảy

    • Xin giấy phép tổ chức sự kiện

    • Gửi thiệp mời đến khách hàng

    • Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

    6. Tiến hành tổ chức sự kiện

    • Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in

    • Khai mạc sự kiện

    • Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản 

    • Tổ chức phục vụ ăn uống sự kiện (nếu có)

    • Hỗ trợ chức các hoạt động: trò chơi, gameshows, bốc thăm trúng thưởng….

    Trong quá trình tiến hành sự kiện cần phải xác định tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra. Bước này giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, giảm rủi ro và thành công gây ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu trong quá trình thi công, tổ chức sự kiện có xảy ra vấn đề phát sinh có thể xử lý và đưa phương án thay thế kịp thời.

    Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn kết thúc sự kiện

    7. Kết thúc sự kiện

    Sau khi chương trình kết thúc và khách mời đã ra về hết, đội ngũ nhân sự tổ chức được phân công tiến hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và bàn giao địa điểm.

    8. Quyết toán các chi phí trong và phát sinh khi tổ chức sự kiện 

    9. Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm

    Khi sự kiện kết thúc, bạn nên chuẩn bị phiếu đánh giá dành cho những người tham gia sự kiện. Hãy xem xét và tổng kết lại những phản hồi của khách hàng để nắm bắt được những điều đã làm được và chưa làm được. Từ đó đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu đặt ra cho sự kiện hay không và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

    • Bao nhiêu người tham dự sự kiện

    • Phản hồi của khách mời sau khi tham dự sự kiện

    • Những lỗi mắc phải trong quá trình tổ chức sự kiện từ đó rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

    Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

    Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín sẽ hiểu rõ được đầy đủ các bước làm, quá trình thực hiện tổ chức sự kiện để tiến hành sự kiện thành công. Tổ chức sự kiện chức chất lượng đòi hỏi công ty đứng ra tổ chức phải dày dặn kinh nghiệm trong các lĩnh vực chuyên môn, đưa ra các ý tưởng độc đáo tránh làm sự kiện nhàm chán, trùng lặp. Đưa đến cho khách hàng nhiều lựa chọn khác nhau, tối ưu hóa được ngân sách và nhân lực, thực hiện các kế hoạch đúng tiến trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện. Dự báo được những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án dự phòng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công đúng với yêu cầu của khách hàng. Tùy vào nhu cầu và mục đích tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn cho mình một công ty hỗ trợ tổ chức sự kiện phù hợp.

    Viet-Power tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

    Tổ chức sự kiện ngày nay đã trở thành một cơn sốt để các cá nhân, doanh nghiệp, đơn vị có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình tới nhiều quý khách hàng- đối tác hơn nữa. Thế nhưng những sự kiện “nhạt nhòa” không để lại những dư âm, cảm xúc trong lòng người tham dự, không đúng mục tiêu chương trình đặt ra… Thấu hiểu những điều này, chúng tôi luôn nỗ lực để đưa những sự kiện của quý khách hàng vươn xa hơn nữa, gia tăng những lợi ích và xúc tiến các hoạt động kinh doanh.

    • UY TÍN, CHUYÊN NGHIỆP

    • Ý TƯỞNG SÁNG TẠO

    • TRÁCH NHIỆM TỚI CÙNG

    • GIÁ CẢ TỐT NHẤT

    • DỊCH VỤ ĐA DẠNG

    • XỬ LÝ HẬU KỲ NHANH NHẤT

    Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

    Tư vấn cho tôi

    0867.12.8688

    Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

    Công ty cổ phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER

    Trụ sở chính: Toà Nhà 137A4 Khu ĐTM Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

    Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

    Chi nhánh chúng tôi Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P.Bến Nghé – Q.1 – TP. HCM

    Hotline: 0867128688

    Mail: [email protected]

    Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding

    --- Bài cũ hơn ---

  • Về Tiểu Loại “tổng Hợp” Trong Các Thực Từ Tiếng Việt
  • Danh Từ Là Gì? Tổng Hợp Kiến Thức Về Danh Từ Trong Tiếng Việt
  • “Tất Tần Tật” Kiến Thức Về Danh Từ Ghép Trong Tiếng Anh
  • Danh Từ Ghép (Compound Noun); Cụm Danh Từ (Noun Phrase); Cụm Danh Động Từ (Gerund Phrase)
  • Danh Từ Ghép Trong Tiếng Anh Và Những Điều Bạn Cần Biết
  • Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Tìm Hiểu Về Nghề Tổ Chức Sự Kiện

    --- Bài mới hơn ---

  • Kiểm Soát Ph Và Ec Của Đất Trồng Tiêu * Vật Tư Tiêu Hao, Nông Nghiệp, Thủy Sản, Môi Trường,…
  • Tds, Ec Và Ppm Là Gì ? Ý Nghĩa Trong Thủy Canh
  • Seoulbeats: Điểm Giao Của Chất Nghệ Và Đời: Bts Khẳng Định Bản Sắc Với “fake Love”
  • London Korea Links: Chất Nghệ Thuật, Tư Duy Sáng Tạo Và Tính Đa Cảm: Vũ Đạo Khắc Họa Nên Cái Tôi Cá Nhân Trong “fake Love”
  • Nóng: Báo Anh Dẫn Lời Đại Diện Youtube, Khẳng Định ‘fake Love’ Của Bts Không Phải Là Mv Kpop Được Xem Nhiều Nhất Trong 24 Giờ Đầu Tiên
  • Tìm hiểu về khái niệm sự kiện

    Tổ chức sự kiện là gì? Thật sự, khái niệm event có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Từ điển “tiếng Việt” định nghĩa sự kiện là những hoạt động có ý nghĩa xã hội lớn cho đất nước và được truyền thông báo chí quan tâm nhiều: seagames, olympics, đại hội thể thao, đại nhạc hội…

    Nhưng có nhiều người lại cho rằng sự kiện mang một ý nghĩa bao quát và rộng lớn hơn. Bao gồm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

    Tổ chức sự kiện có thể hiểu nôm na là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao… thông qua nhiều hình thức: hội thảo, họp báo, lễ hội…. nhằm truyền đi một thông điệp mà chủ đầu tư mong muốn khách hàng tiềm năng, đối tác nhận được.

    Tổ chức sự kiện là một nghề khá hấp dẫn tại nhiều nước phát triển. Chính vì vậy mà nghề tổ chức sự kiện trên thế giới từ lâu đã chia ra thành nhiều ngách nhỏ:

    – Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

    – Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

    – Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

    – Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

    – Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

    – Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

    – Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,…

    – Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

    – Workshops: Bán hàng

    – Conferences: Là các buổi Hội thảo

    – Conventions: Là các buổi Hội nghị

    – Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

    – Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

    – Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

    Đại Lâm là một công ty agency hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Vì vậy, Đại Lâm có thể đáp ứng mọi loại hình tổ chức sự kiện như trên với cam kết 100% thành công.

    Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện

    Tại Việt Nam nghề tổ chức sự kiện vài năm gần đây phát triển khá rầm rộ. Nó trở thành một trong những kênh truyền thông hiệu quả cho các doanh nghiệp/công ty/cá nhân. Mỗi một “sự kiện” được tổ chức thành công sẽ tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến công chúng mục tiêu.

    – Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

    – Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

    – Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cơ Hội Việc Làm Nghề Tổ Chức Sự Kiện
  • Web Page Là Gì? Phân Biệt Website Với Web Page
  • Landing Page La Gi? Tại Sao Chúng Ta Cần Landing Page?
  • Landing Page Là Gì? Khi Nào Nên Sử Dụng Landing Page
  • Bài 3. Vòng Đời Của Trang
  • Tổ Chức Sự Kiện Tiếng Anh Là Gì? Thuật Ngữ Tổ Chức Sự Kiện

    --- Bài mới hơn ---

  • Công Thức Tăng Doanh Thu Và Doanh Số
  • Dịch Bệnh Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Bệnh Dịch Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Dịch Bệnh Tiếng Anh Là Gì ? Tiếng Anh – Tiếng Việt
  • Dễ Thương Trong Tiếng Tiếng Anh
  • ► Hiểu rõ hơn: Tổ chức sự kiện: Quy trình tổ chức sự kiện

    Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

    Tư vấn cho tôi

    0867.12.8688

    Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

    Để có thể hiểu được tổ chức sự kiện tiếng anh là gì thì trước hết bạn phải hiểu về khái niệm tổ chức sự kiện là gì?

    Tổ chức sự kiện là hoạt động thực hiện các công việc như lên kế hoạch triển khai, kịch bản chương trình sự kiện, thiết kế, chi phí,… kiểm soát sự kiện từ lúc bắt đầu đến kết thú, xử lý các tình huống phát sinh đảm bảo cho sự kiện diển ra thành công nhất. Tổ chức sự kiện thông qua các hình thức hội nghị, triển lãm, hội chợ,… nhằm mục đích truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội.

    Tổ chức sự kiện được dịch sang tiếng anh có nghĩa là: Event Management. Ngoài ra, event management còn mang nhiều nghĩa tiếng việt khác trả lời cho các câu hỏi:

    + Ban tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

    + Nghề tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

    + Người tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

    + Ngành tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

    Thuật ngữ tổ chức sự kiện

    Thuật ngữ tổ chức sự kiện về ban tổ chức sự kiện, người tham dự

    • Event Manager: Quản lý sự kiện

    • Event Coordinator: Điều phối sự kiện

    • Event Planner: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

    • Artistic Director: Chỉ đạo nghệ thuật

    • Director: Đạo diễn

    • Celebrity: Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng

    • Singer: Ca sĩ

    • Master of the Ceremonise: Người dẫn chương trình

    • Target audience: Đối tượng tham dự

    • Translator: Phiên dịch viên

    • Photographer: nhiếp ảnh gia

    Top 50 thuật ngữ tổ chức sự kiện phổ biến thường được dùng ở Việt Nam

    1. Agency: Các công ty cung cấp dịch vụ truyền thông

    2. Audio visual system: Hệ thống âm thanh ánh sáng

    3. Budget: Ngân sách

    4. Backstage: Hậu trường sân khấu

    5. Banquet event order (BEO): Bảng tóm tắt để sắp xếp sự kiện

    6. Agenda: Lịch trình cần làm

    7. Check-list: Danh sách công việc cần làm

    8. Concept: Ý tưởng chủ đạo

    9. Conference: hội nghị

    10. Delegate: Đại biểu, khách VIP

    11. Door gif: Quà tặng khách khi kết thúc chương trình

    12. Deadline: Thời gian hoàn thành sự kiện

    13. Proposal: Nội dung kế hoạch, tổng thể chương trình

    14. Podium: Bục sân khấu

    15. Rehearsal: Tổng duyệt, chạy thử chương trình

    16. Stage platform: Sàn sân khấu

    17. Deadline: Thời gian hoàn thành sự kiện

    18. Exhibition: Triển lãm

    19. Event Flow: Kịch bản chương trình

    20. Feedback: Phản hồi của khách hàng

    21. F&B (Food and beverage): Đồ ăn và nước uống

    22. Indoor event: Sự kiện trong nhà

    23. Outdoor event: Sự kiện ngoài trời

    24. Schedule: Tiến đội

    25. SpotLight: Ánh sáng được sử dụng để chiếu 1 người biểu diễn

    26. Event venue: Địa điểm tổ chức sự kiện

    27. Wings: Cánh gà sân khấu

    28. Hidden cost: Chi phí ngầm

    29. VAT: Thuế giá trị gia tăng

    30. Gala dinner: Tiệc liên hoan vào buổi tối

    31. Rounds: Bàn tiệc dạng hình tròn

    32. Theme of event: Chủ đề của sự kiện

    33. Lavaliver mic: Mic nhỏ cài áo

    34. Showcase: trưng bày, giới thiệu sản phẩm

    35. Red carpet: Thảm đỏ

    36. Pize: giải thưởng

    37. Tea break: Tiệc trà

    38. Invitation: thiệp mời

    39. Key moment: điểm nhấn quan trọng nhất của chương trình

    40. KOLs: Người có tầm ảnh hưởng

    41. I.C.E: du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo

    42. Networking: Hoạt động kết nối những người tham gia sự kiện

    43. Opening ceremony: lễ khai trương’

    44. Opening speech: bài phát biểu khai mạc

    45. Payment terms: điều khoản thanh toán

    46. Par-led: đèn chiếu sáng

    47. Q&A (Questions and Answer): Hỏi và đáp

    48. Unit price: đơn giá

    49. Waitlist: Danh sách chờ

    ► Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

    Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

    Tư vấn cho tôi

    0867.12.8688

    Thông tin về chúng tôi!

    Công ty Cổ Phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER

    Trụ sở chính: Toà Nhà 137A4 Khu ĐTM Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

    Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

    Chi nhánh chúng tôi Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P.Bến Nghé – Q.1 – TP. HCM

    Hotline: 0867.12.8688

    Mail: [email protected]

    --- Bài cũ hơn ---

  • Tổ Chức Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Sẻ Chia Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Chia Sẻ Trong Tiếng Tiếng Anh
  • 35 Lời Chúc Thành Công Bằng Tiếng Anh Hay Nhất!
  • Sự Thành Công Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Chất Lượng Dịch Vụ Khách Sạn

    --- Bài mới hơn ---

  • Chương 4. Chất Lượng Dịch Vụ
  • Khái Niệm Chất Và Khái Niệm Lượng
  • Khái Niệm, Phân Loại Chất Điện Li, Sự Điện Li
  • Sự Điện Li. Phân Loại Các Chất Điện Li (Có Bài Tập Áp Dụng)
  • Sự Điện Li Là Gì, Phân Loại Chất Điện Ly Mạnh Và Chất Điện Li Yếu
  • Hiện nay, có khá nhiều định nghĩa khác nhau về chất lượng dịch vụ khách sạn:

    – Dựa vào cảm nhận, chất lượng dịch vụ khách sạn chính là sự đánh giá của khách hàng được rút ra trong khi “tiêu dùng” dịch vụ: thái độ nhân viên phục vụ trực tiếp, vẻ bên ngoài của hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật…

    – Dựa vào trải nghiệm, chất lượng dịch vụ khách sạn là sự đánh giá của khách hành được rút ra sau khi sử dụng và trải nghiệm các dịch vụ được khách sạn cung cấp.

    – Chất lượng dịch vụ khách sạn “tìm thấy” là những tính năng mà dịch vụ khách sạn đem lại, khiến khách hàng có thể “thấy được, sờ được” như: nhiệt độ nước trong bể bơi luôn được điều chỉnh ở mức phù hợp để khách không cảm thấy lạnh khi bơi vào mùa đông, nhân viên buồng phòng sẽ chủ động dùng xịt phòng hương vani nếu biết khách yêu thích mùi hương này…

    – Chất lượng dịch vụ khách sạn “tin tưởng” là những đánh giá của khách hàng dựa nên tiếng tăm, uy tín của khách sạn trên thị trường – khách hàng thường có xu hướng tin tưởng vào chất lượng dịch vụ của các khách sạn có danh tiếng tốt.

    Chung quy lại, chất lượng dịch vụ khách sạn là sự đánh giá được rút ra từ sự so sánh giữa chất lượng mong đợi và chất lượng dịch vụ khách hàng nhận được. Xét ở góc độ của người tiêu dùng dịch vụ thì chất lượng dịch vụ khách sạn chính là mức độ thỏa mãn của khách hàng.

    ► 4 Đặc Điểm Chất Lượng Dịch Vụ Khách Sạn

    Khi đánh giá chất lượng dịch vụ khách sạn, thông thường sẽ căn cứ vào cả 4 tiêu chí là phương tiện thực hiện, hàng hóa đi kèm, dịch vụ hiện và ẩn. Thực tế thì rất dễ dàng để đánh giá chất lượng của 2 tiêu chí đầu tiên vì hoàn toàn có thể nhìn thấy, đo đếm được. Tuy nhiên, rất khó có thể lượng hóa dịch vụ hiện – ẩn vì không thể “nhìn thấy” được, hơn nữa, 2 yếu tố này luôn có thể thay đổi theo thời gian: cùng một khách hàng nhưng có thể sẽ có những cảm nhận khác nhau về chất lượng dịch vụ vào các thời điểm khác nhau.

      Khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ là người đưa ra những đánh giá chính xác nhất về chất lượng dịch vụ khách sạn

    Khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ chính là “nhân vật chính” tham gia vào hoạt động thực hiện dịch vụ của khách sạn, vì thế họ sẽ có cái nhìn của “người trong cuộc” – vừa có cái nhìn của người chi tiền ra để mua các sản phẩm của khách sạn. Do đó, cảm nhận của khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ là đánh giá chính xác nhất. Nếu khách sạn nhận được nhiều sự đánh giá tốt từ khách hàng chứng tỏ mức độ thỏa mãn của khách hàng đang ở mức cao.

    Ở góc độ của nhà quản lý khách sạn, muốn đánh giá chính xác nhất chất lượng dịch vụ của đơn vị mình cần phải đứng trên góc nhìn của khách hàng để thấu hiểu những mong muốn, yêu cầu và đòi hỏi của họ.

    Khi đánh giá chất lượng dịch vụ khách sạn – “một sản phẩm vô hình”, thông thường khách hàng sẽ có xu hướng dựa vào chất lượng kỹ thuật (mức độ tiện nghi – hiện đại của hệ thống trang thiết bị; mức độ thẩm mỹ trong thiết kế và trang trí nội thất…) và chất lượng chức năng (tay nghề, khả năng giao tiếp, cách ứng xử… của nhân viên phục vụ). Vì cả 2 yếu tố này đều có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ được cảm nhận bởi khách hàng. Do đó, vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý khách sạn là phải dựa trên những biến đổi trong nhu cầu của thị trường khách mục tiêu để có những điều chỉnh, cải thiện về chất lượng kỹ thuật và chất lượng chức năng cho phù hợp.

    Tất cả thành viên của khách sạn từ trên xuống dưới, ở tất cả các bộ phận cần phải được thông suốt trong nhận thức lẫn hành động về mục tiêu chất lượng dịch vụ của khách sạn. Chất lượng dịch vụ của khách sạn phải được thể hiện tốt ở mọi lúc – mọi nơi và với mọi khách hàng. Tuy nhiên, tính nhất quán cao trong chất lượng dịch vụ khách sạn không đồng nghĩa với sự bất biến, không thay đổi. Tùy thuộc vào sự thay đổi của thị trường mà chất lượng dịch vụ khách sạn cũng cần phải có sự biến đổi, điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu thực tế.

    Ms.Smile

    --- Bài cũ hơn ---

  • Khái Niệm Quản Trị Chất Lượng Dịch Vụ Và Những Điều Cần Biết
  • Vai Trò Và Nhu Cầu Chất Béo Của Người Bình Thường
  • Tính Chất Hoá Học, Công Thức Cấu Tạo Của Lipit (Chất Béo) Và Bài Tập
  • Chất Thải Nguy Hại Là Gì? Danh Mục Chất Thải Nguy Hại
  • Phân Tích Chương Động Học Chất Điểm Phan Tich Chuong Dong Hoc Chat Diem10Nc Doc
  • Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Như Thế Nào?

    --- Bài mới hơn ---

  • Landing Page Là Gì? (Vì Sao Bạn Nên Dùng) & Ví Dụ Landing Page Đẹp.
  • Bài 3. Vòng Đời Của Trang
  • Landing Page Là Gì? Khi Nào Nên Sử Dụng Landing Page
  • Landing Page La Gi? Tại Sao Chúng Ta Cần Landing Page?
  • Web Page Là Gì? Phân Biệt Website Với Web Page
  • Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… mới được xem là sự kiện.

    Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

    Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

    Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

    Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

    Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

    – Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

    – Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

    – Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

    – Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

    – Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

    – Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

    – Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

    – Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

    – Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

    – Workshops: Bán hàng

    – Conferences: Là các buổi Hội thảo

    – Conventions: Là các buổi Hội nghị

    – Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

    – Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

    – Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

    3. Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện:

    Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.

    Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.

    4. Mục đích của tổ chức sự kiện:

    Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

    – Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

    – Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

    – Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

    5. Quy trình tổ chức sự kiện:

    Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.

    Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.

    Một quy trình tổ chức sự kiệnCHUẨN ” bao gồm những nội dung sau:

    – Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

    + Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện

    + Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

    + Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….

    + Xúc tiến và quảng bá sự kiện

    – Giai đoạn thực hiện sự kiện:

    + Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

    + Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

    + Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

    + Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

    + Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

    + Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

    – Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

    + Xúc tiến và quảng bá sự kiện

    + Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

    + Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

    Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

    Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.

    QUY TRÌNH TẠI MỘT CÔNG TY QUẢNG CÁO

    CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA VÀO MỘT SỰ KIỆN

    Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:

    + Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…

    + Khách mời tham gia sự kiện.

    + Khách vãng lai tham dự sự kiện

    + Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.

    6. Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

    Các chuyên gia thường ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. Sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã, … là những phác họa cơ bản nhất về một chuyên viên tổ chức sự kiện yêu cầu cần phải có.

    YÊU CẦU LAO ĐỘNG TRONG NGHỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

    – Khả năng sáng tạo luôn là ưu tiên hàng đầu mà một người làm tổ chức sự kiện cần phải có. Bởi, bất cứ một sự kiện nào tổ chức ấn tượng, sang tạo đều có sức hút đặc biệt đối với công chúng.

    – Người làm tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi phải có tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề và công việc mà máy móc khó có thể thay thế con người.

    – Tính tổ chức cao đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các bộ phạn nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện.

    – Người làm sự kiện luôn phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn, bởi họ vừa phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, lại vừa đòi hỏi sự năng động sáng tạo.

    – Do đặc tính nghề nghiệp dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau mà đòi hỏi luôn phải có thái độ vui vẻ và chuẩn mực trong công việc.

    CHÂN DUNG MỘT CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

    Người chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải hội tụ đầy đủ 4 yếu tố: kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.

    + Có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu

    + Có hiểu biết về khách hàng mục tiêu của sự kiện

    + Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện

    + Kỹ năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả sự kiện.

    + Khả năng quan sát chi tiết cao

    + Khả năng xử lý tính huống

    + Lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn

    + Chịu Làm việc với áp lực cao từ nhiều phía (công ty, khách hàng, đối tác)

    + Cầu tiến, biết lắng nghe

    + Học cách nói chuyện với tất cả mọi người, xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người

    Tóm lại một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải hội tụ được tất cả các yếu tố sáng tạo, khả năng làm việc với cường độ, áp lực cao, khả năng làm việc nhóm, khả năng viết kế hoạch, triển khai kế hoạch, thái độ nhiệt tình, cầu tiến, hòa đồng,….

    7. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:

    Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.

    – Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

    – Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả

    Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.

    Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.

    – Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó

    Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

    Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

    – Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ

    Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

    Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.

    Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng fele Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.

    – Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất

    – Lập kế hoạch B cho mọi tình huống

    Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

    Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

    – Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

    Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.

    Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

    – Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công

    Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.

    Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.

    – Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện

    Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu.

    Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.

    – Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

    Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.

    XEM THÊM:

    --- Bài cũ hơn ---

  • #1 Event Là Gì? Một Người Tổ Chức Event Pro Cần Làm Những Gì?
  • Event Là Gì? Các Hình Thức Event Và Ý Nghĩa Của Việc Tổ Chức Event
  • Giới Thiệu Về Er Diagram Trong Pttkpm
  • Er Là Gì? Er Khó Hay Dễ? Vai Trò Của Er Trong Doanh Nghiệp Là Gì?
  • Er Là Gì? Bản Mô Tả Công Việc Nhân Viên Er
  • Tổ Chức Sự Kiện Là Gì?

    --- Bài mới hơn ---

  • Tìm Hiểu Khái Niệm Điều Hòa Không Khí Là Gì?
  • Khái Niệm Không Khí Là Gì? Không Khí Sạch Và Không Khí Bẩn Ảnh Hưởng Như Thế Nào Đến Chúng Ta
  • Nhiệt Độ Không Khí Là Gì? Hướng Dẫn Cách Đo Nhiệt Độ Không Khí Chính Xác
  • Vốn Kinh Doanh Là Gì? Vốn Kinh Doanh Được Phân Loại Như Thế Nào?
  • Tìm Hiểu Về Các Khái Niệm Cơ Bản Trong Kinh Doanh
  • Quan niệm thứ nhất về tổ chức sự kiện

    Sự kiện là những hoạt động có quy mô lớn, mang tính xã hội cao và có những ý nghĩa nhất định đối với đời sống kinh tế, xã hội. Ví dụ Cuộc thi Hoa hậu toàn quốc, Seagames hay Hội nghị các nước nói tiếng Pháp… đều là các sự kiện.

    Quan niệm thứ hai về tổ chức sự kiện

    Sự kiện bao gồm những sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng nhỏ hẹp trong đời sống thường ngày như: tiệc mời, sinh nhật, đám cưới, đám tang…

    Quan niệm thứ ba về tổ chức sự kiện

    Các loại hình tổ chức sự kiện

    Dựa theo tính chất của từng event, có thể chia thành các loại hình tổ chức sự kiện như sau:

    • Lễ kỷ niệm: Tổ chức lễ kỷ niệm sẽ bao gồm các sự kiện như kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, họp mặt, diễu hành, cưới hỏi…
    • Hoạt động giáo dục, đào tạo: Tổ chức hội thảo, hội nghị, lễ tốt nghiệp…
    • Hoạt động xúc tiến, quảng bá: Lễ khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm, trình diễn thời trang, meeting, đại hội…
    • Hoạt động khen thưởng, tri ân: Lễ tưởng niệm và các sự kiện dân sự khác.

    Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 8 bước

    Khi dự định tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp nào cũng mong muốn chương trình được diễn ra thành công, suôn sẻ và gây ấn tượng với người tham gia. Thực tế, nhiều đơn vị quyết định tự thực hiện nhằm mục đích giảm thiểu chi phí thay vì thuê các agency tổ chức event chuyên nghiệp.

    Thế nhưng bên cạnh việc tiết kiệm ngân sách, việc tự đứng ra tổ chức event tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro mà những người không chuyên với kinh nghiệm non nớt khó có thể xử lý kịp. Những lý do sau đây sẽ khiến bạn phải suy nghĩ lại về việc nên tự thực hiện hay thuê công ty tổ chức sự kiện cho event của mình.

    Lý do thứ nhất: Chuyên môn cao, dày dạn kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện

    Tổ chức sự kiện vốn được biết đến là một “nghề cân não”, với nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi những người có chuyên môn thực sự mới có thể hoàn thành tốt nhất.

    Các công ty sự kiện luôn có đội ngũ nhân sự chuyên môn, kinh nghiệm, có thể thực hiện trơn tru các công việc từ đơn giản đến phức tạp, biến mọi thứ trên giấy trắng (kịch bản) thành một event hoàn chỉnh trong thực tế.

    Lý do thứ 2: Tiết kiệm ngân sách tổ chức sự kiện

    Có thể bạn không tin, nhưng việc thuê các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

    Các công ty tổ chức event chuyên nghiệp có những đối tác cung cấp dịch vụ thường xuyên (thiết bị sự kiện, địa điểm, xe đưa đón…). Vì vậy, họ luôn nhận được một mức giá ưu đãi từ các nhà cung cấp, từ đó đem đến cho bạn một mức giá “hời” hơn so với việc bạn đi thuê ngoài và tự tổ chức.

    Thêm nữa, nếu như chưa từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, rất có thể bạn không biết được việc nào cần chi, việc nào không, dẫn đến lãng phí ngân sách vào những khoản tiền không tên mà chẳng đem lại lợi ích gì.

    Lý do thứ 3: Tiết kiệm thời gian tối đa tổ chức sự kiện

    Thay vì phải “cân não” để chạy hết nơi này đến nơi khác tìm nhà cung cấp phù hợp cho từng hạng mục mà vẫn không hoàn thành kịp thời hạn. Thì việc thuê một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín sẽ giúp bạn lo mọi việc từ A đến Z. Bạn chỉ cần tập trung thực hiện công việc chuyên môn mà không phải “động tay” vào bất cứ việc gì. Sau đó, đợi đến phút cuối cùng theo dõi một sự kiện hoàn hảo được diễn ra, vậy là xong.

    Lý do thứ 4: Mối quan hệ truyền thông rộng rãi

    Hơn ai hết, các agency chính là những người có mối quan hệ sâu rộng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là giới truyền thông. Việc thuê các công ty tổ chức event không chỉ tiết kiệm tiền bạc, thời gian mà còn giúp bạn quảng bá sự kiện, hình ảnh đến khách hàng, công chúng một cách rộng rãi.

    Lý do thứ 5: Giảm thiểu rủi ro khi tổ chức sự kiện

    Mỗi sự kiện lại tiềm ẩn những rủi ro nhất định mà nếu như không có phương án dự phòng, event của bạn rất dễ bị “bể show”. Khi đó, Agency với kinh nghiệm thực hiện nhiều event, sẽ biết cách phòng ngừa và hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất. Hoặc ngay cả khi có rủi ro xảy ra, họ cũng có thể nhanh chóng xử lý và giải quyết ổn thỏa.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Bí Quyết Cho Một Sự Kiện Thành Công
  • Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình
  • Kịch Và Một Số Khái Niệm Cần Biết
  • Ngôn Ngữ Kịch Là Gì ?
  • Tìm Hiểu Chung Về Thể Loại Kịch
  • Web hay
  • Guest-posts
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50